Запросили підприємців, підготували зал і програму, а бізнес не прийшов? Перш ніж шукати переконливіші слова для запрошення, варто подивитися на сам захід очима його майбутнього учасника.
Для бізнесу час має високу ціну. Участь у зустрічі — це не лише години в залі, а й дорога, підготовка та справи, які доведеться відкласти. Тому підприємець оцінює, чи варто інвестувати цей час саме у вашу подію.
1. Почніть із користі для бізнесу
Захід повинен бути передусім корисним для того, кого ви запрошуєте. Дайте конкретні відповіді на три запитання: навіщо підприємцю приходити, як участь наближає його до власної цілі та що саме він отримає цінного.
Це може бути відповідь на практичне питання, розбір робочої ситуації, знайомство з потенційним партнером або можливість обговорити проблему з людиною, яка може допомогти її вирішити. Самі слова «нетворкінг», «діалог» чи «обмін досвідом» ще не пояснюють користі.
Спробуйте завершити речення: «Після цього заходу підприємець зможе…». Якщо конкретної відповіді немає, варто переосмислити програму ще до розсилання запрошень.
Коли дивитися на подію з цієї перспективи, багато пропозицій виглядають інакше. Те, що важливе організатору, не обов’язково є цінним для бізнесу.
2. Визначте, для кого цей захід
«Для бізнесу» — надто широке формулювання. Власник невеликого магазину, керівник виробничої компанії та відповідальний за експорт можуть мати різні потреби. Кому саме допоможе ваша програма? Яке питання ці люди зараз намагаються вирішити?
Назвіть аудиторію та підлаштуйте під неї теми, рівень деталізації й формат розмови. Якщо запрошуєте різні групи, поясніть, що корисного отримає кожна з них. Людина має впізнати у запрошенні свою потребу.
3. Перевірте, чи потрібен захід узагалі
На жаль, частина заходів лише забирає час. Перед організацією запитайте себе: чи можна передати ту саму цінність одним дописом у соціальній мережі, листом або повідомленням у WhatsApp?
Якщо потрібно лише оголосити новину, надіслати посилання чи повідомити про можливість, короткий текст може бути достатнім. Зустріч має сенс, коли потрібні запитання й відповіді, спільний розбір, практична робота або особисте знайомство, яке складно замінити повідомленням.
Захід може бути зручним форматом звітності для чиновника чи державної установи, але не мати практичного змісту для підприємця. Проведена подія та кількість присутніх самі по собі не показують, чи отримав бізнес користь.
Відмовитися від зайвої зустрічі й натомість надіслати зрозуміле повідомлення — теж якісний результат роботи. Це прояв поваги до часу адресата.
4. Подивіться, що вже було і що відбувається паралельно
Чи проводили подібні заходи протягом останнього місяця? Якщо та сама аудиторія вже слухала тих самих спікерів на ту саму тему, поясніть, що нового дасть ваша зустріч. Можливо, краще об’єднати зусилля з іншими організаторами або дати людям час застосувати попередні знання.
Чи немає одночасно іншої важливої події або конференції? Перевірте календарі профільних спільнот і партнерів, а за потреби уточніть доступність ключових учасників. Навіть корисний захід може втратити аудиторію через невдалий час.
Не перенасичуйте календар лише тому, що є можливість провести ще одну подію. Врахуйте також тривалість і дорогу: для підприємця це частини однієї інвестиції часу.
5. Заздалегідь розкажіть, хто братиме участь
Бізнесу легше ухвалити рішення, коли відомі експерти, теми їхніх виступів і практичний досвід, яким вони поділяться. Кілька фахівців із чіткою цінністю для аудиторії можуть бути вагомішою причиною прийти, ніж довга програма без зрозумілого змісту.
Не перетворюйте запрошення на загадку, відповідь на яку учасники отримають лише в залі. Назвіть підтверджених спікерів і поясніть, на які запитання вони допоможуть відповісти. Якщо участь ще погоджується, прямо це зазначте.
Поясніть і склад аудиторії: з ким можна буде познайомитися та чому ці знайомства можуть бути доречними. Для цього достатньо описати галузі, ролі й досвід учасників, не розкриваючи персональних даних без їхньої згоди.
6. Зробіть запрошення зручним для рішення
Коротко вкажіть, для кого подія, яку потребу вона вирішує, хто ділитиметься досвідом, коли й де вона відбудеться, скільки триватиме та які умови участі. Додайте зрозумілий спосіб реєстрації й контакт для запитань.
Перечитайте запрошення очима зайнятого підприємця: чи зрозуміло, заради чого відкладати справи? Якщо користь доводиться довго пояснювати, поверніться до задуму та програми.
Найкраще запрошення починається з корисного заходу. А іноді найкорисніше рішення — замінити його одним вчасним повідомленням.
Сподіваємося, ці запитання допоможуть зробити саме ваш захід кращим — або використати цей час ще ефективніше.
Поради та досвід. Щиро.
Рада бізнесу Тернопілля
Читайте також: Як донести свою пропозицію до бізнесу.